Şirketlerin, verimli olması için kuracakları doğru organizasyon yapıları, oldukça önem taşıyor. Şayet şirketinizde bu yapıyı doğru temellerle kurmazsanız, çalışan işgücünü de kaybetmeniz ve çok kısa sürede performansınızın düşmesi an meselesi oluyor.

Günümüz şirketlerinin çalışma performanslarının düşmesi ve o kadar yatırıma karşı nerede hata yaptıklarını sorgulamaları, en iyi ihtimalle suçu personelleri atmalarının temel sebebi; tamamen organizasyon yapısı…

Öncelikle verimli olan personelin performansını düşürmemek gerekiyor. Şayet özellikle yetkili olarak işe aldığınız kişiler, doğru yönetemiyorsa, mevcut çalışanın da iş kalitesi düşüyor. Yanlış organizasyon yapısı, sürtüşme ve moral bozukluğu getiriyor. Böylece insanlar dikkatlerini yanlış meselelere yönelterek, ilgisiz çekişmeler yaratıp pireyi deve yapıyorlar.

En iyi yapı sonuçları garanti etmeyecektir, ama yanlış yapı performans gösterememenin bir garantisidir. Peter Drucker

Bugün küçük ölçekli bir şirket, mevcut çalışanlarının potansiyeline güvenerek iş alıyor ve büyüme hedefleri oluşturuyor. Daha dün şirketi omuzlayan ve yüksek bir güçle çalışan personel, şirket büyümesi sırasında birden en verimsiz kişi olabiliyor. Böyle şirketlerin organizasyon yapısına baktığımızda, kağıt üzerinde her şey normal görünüyor. Şef, yönetici, koordinatör ve çalışan diğer personeller. Ancak işin iç yüzüne baktığımızda yanlış yönetimden ya da yanlış iş gücü yerleşiminden ikilemler çıkmaya müsait ve şirket çalışanları sanki işi gücü bırakmış birbirleriyle uğraşıyor. Ve anlatımlar başlıyor:

“Eskiden ben aynı işi yaparken takdir alıyordum. Şimdi herkes karışıyor. Bıktım, yıldım. Doğru yaptığım işte bile bir sürü yorum yapılıyor. Sanki yıllardır ben yapmıyorum. Valla içimden çalışmak bile gelmiyor. “ ve son noktada: “Bunca yıllık personelim, gece gündüz çalıştım yeni gelen birkaç iş bilmez kişi yüzünden tek kelimeyle beni işten çıkardılar.”

Aslında firmalar verimli olmayan personel ve yöneticileri bünyelerinde tutmuyorlar. Elbette hepsinin sergilediği iyi performansları oluyor. Ancak bahsettiğimiz gibi, kişi işini iyi yapsa bile:

-Doğru konumlandırmak,

-Yetkiyi doğru kullanana vermek,

-Kişiselleşmeden görevini başarıyla tamamlayacak adayları seçmek,

-Şirket doğasına uyum sağlayacak liderlerle çalışmak(ki iyi bir lider ekibini şirket doğasına da uyarak, inovatif çalışmalarla yönetir.),

-Çalışanların performanslarını sürekli ölçmek,

-Rotasyon yaparken, yetkinliklerinden ve görevi taşıma kapasitelerinden emin olmak,

-Mutlu ve istekli çalışan çizgisinden asla çıkmamak gerekiyor. Bunun için gerekli ortamı ve organizasyon yapısını kurmak tamamen yönetimin profesyonelliğine kalıyor.

İşte size mizahi bir örnek:

Küçük bir karınca her sabah erkenden işine gelir ve neşe içinde çalışmaya başlardı.
Çok çalışır, çok üretir ve bunları keyif içinde yapardı.

Patronu aslan, karıncanın başında yöneticisi olmadığı halde sanki sürekli denetleniyormuş gibi, kendiliğinden bu kadar hevesli ve disiplinli çalışmasına çok şaşırırdı.

Bir gün işlerini biraz daha büyütmeyi hedefleyip aynı zamanda mevcut karlılığı ve verimliliği arttırmak için aklına parlak bir fikir geldi.

Eğer karınca, başında bir yönetici bile olmadan bu kadar üretken olabiliyorsa, bir de başarılı bir yöneticisi olsa neler yapardı? Bunun üzerine, müthiş bir yöneticilik kariyeri olan ve yazdığı raporlarla ünlü hamamböceğini işe aldı. Hamamböceği işe öncelikle bir saat alarak başladı.

Böylece karıncanın çalıştığı saatleri tam olarak ölçebilecekti. İş saatlerinde gevşekliğe müsaade etmeyecekti. Elbette raporlarını düzenleyecek bir sekretere de ihtiyacı olacaktı.

Bu nedenle; hem telefon trafiğini yönetmek ve hem de arşiv işleri için örümceği işe aldı.

Aslan, gelişmelerden çok memnundu. Hamamböceğinin hazırladığı raporlar gerçekten harikaydı. Hatta ondan üretim hızını ölçen ve karlılığı analiz eden renkli grafikler de hazırlamasını istedi. Böylece bu raporları ortaklarına sunum yaparken kullanabilecekti.

Hamamböceği, bu raporları üretebilmek için yeni bir bilgisayara ve donanıma ihtiyaç duydu.

Artık artan ekipmanlar için de bir bilgi işlem departmanı oluşturmanın zamanı gelmişti. Bu işleri idare etmek için sineki işe aldı.

Bir zamanlar mutlu, üretken ve rahat olan karınca bu yeni toplantı düzeninden ve evrak işlerinden yılmıştı. Zamanın büyük bir kısmını sorulan soruları cevaplamak ve evrak işleri yapmakla geçiyordu.

Aslan, karıncanın bölümünün giderek büyümesinden memnundu. Bölümü daha da büyütmek üzere bir üst yöneticiye ihtiyaç olduğunu düşündü. Ve bölüm başkanı olarak başarıları ile ünlü ağustosböceğini işe aldı.

Kendi rahatına ve keyfine düşkün ağustosböceğinin ilk icraatı ofisi rahat edebileceği yeni mobilyalarla döşemek oldu.

Tabii ki kendisinin yeni bir bilgisayara, bütçe kontrol ve stratejik verimlilik planı hazırlanması için kişisel bir yardımcıya ihtiyacı vardı. Bunun üzerine eski işyerindeki yardımcısını işe aldı.

Karıncanın çalıştığı yer giderek kimsenin gülmediği, neşesiz ve mutsuz bir mekana dönüşmüştü. Ağustosböceği, patronu aslanı ortamın ruh halini değiştirecek bir çalışma yapılması gerektiğine ikna etti.

Bunun üzerine, karıncanın bölümünde olup bitenleri gözden geçiren aslan, üretimin ve karlılığın dramatik bir şekilde düştüğünü fark etti. Hemen, son derece itibarlı ve iyi tanınmış bir danışman olan baykuşu sorunu çözmesi için işe aldı.

Baykuş, karıncanın departmanında 3 ay geçirdi. Bu hummalı çalışmanın ardından ciltlerce süren muhteşem bir rapor yazdı. Raporun sonucu şuydu: “Departmanda aşırı istihdam vardı”.

Aslan, raporu inceledikten sonra düşündü, ölçtü, biçti ve dramatik bir karar verdi.

Ve, elbette, ilk olarak negatif tavırlarıyla dikkat çeken, mutsuz ve çalışma isteğini kaybetmiş olan karıncayı işten çıkardı…

Görüldüğü gibi; yanlış kurulmuş organizasyonlar, enerjiyi başka yöne çekiyor, insanları gereksiz işlere yöneltiyor ve mevcut çalışanları da verimsiz kılabiliyor.

Bu sebeple organizasyon yapısı; yüksek performansın, verimliliğin, büyümenin ön koşuludur.

Saygı Günenç

Kasım/2015